Was ein Property Management System (PMS) leistet, warum Hotels es brauchen und worauf es wirklich ankommt.
Hotelsoftware · Glossar · 7 min Lesezeit Der Hotelalltag besteht aus tausenden kleinen Abläufen. Eine Reservierung kommt über Booking.com herein. Ein Gast ruft an und möchte verlängern. Das Housekeeping meldet ein Zimmer als sauber. Die Rechnung muss erstellt werden. Der Nachtdienst checkt einen späten Gast ein.
Alles passiert gleichzeitig.
Ohne ein zentrales System wird daraus schnell Chaos. Doppelbuchungen entstehen. Zimmer werden falsch zugewiesen. Preise stimmen nicht. Mitarbeiter arbeiten mit Excel-Listen oder Notizzetteln. Und spätestens wenn jemand krank wird oder Urlaub hat, merkt man, wie viel Wissen nur in einzelnen Köpfen steckt.
Genau hier kommt das Property Management System – kurz PMS – ins Spiel.
Es ist das Herzstück der meisten Hotels. Hier laufen Reservierungen, Gästeinformationen, Zimmerstatus und viele weitere Prozesse zusammen. Moderne PMS-Systeme verbinden sich zusätzlich mit Channel Managern, Revenue-Management-Systemen, Kassensystemen oder der Buchhaltung und bilden damit die technische Grundlage des Hotelbetriebs.
Doch ein PMS ist nicht automatisch gut, nur weil es viele Funktionen besitzt. Entscheidend ist, ob es zum Hotel passt und die tägliche Arbeit einfacher macht.
In diesem Artikel erklären wir, was ein PMS ist, welche Aufgaben es übernimmt und worauf Hotels bei der Auswahl achten sollten.
Ein Property Management System (PMS) ist die zentrale Verwaltungssoftware eines Hotels. Hier werden nahezu alle operativen Abläufe zusammengeführt:
Man kann sich ein PMS wie die Leitstelle eines Hotels vorstellen.
Viele andere Systeme liefern Informationen oder greifen auf Daten zu. Das PMS sorgt dafür, dass alle dieselbe Datenbasis nutzen.
Ohne diese zentrale Plattform müssten Mitarbeiter viele Informationen mehrfach pflegen – mit entsprechend hohem Fehlerpotenzial.
Warum heißt es Property Management System?
Der Begriff stammt ursprünglich aus der internationalen Hotellerie. „Property“ bezeichnet dabei die Unterkunft beziehungsweise den Hotelbetrieb.
Ein PMS verwaltet also nicht Immobilien im klassischen Sinn, sondern den gesamten operativen Betrieb eines Hotels.
Je nach Anbieter unterscheiden sich die Funktionen etwas. Die wichtigsten Aufgaben sind jedoch nahezu überall gleich.
Reservierungen verwalten
Alle Buchungen laufen im PMS zusammen. Egal woher sie stammen:
Das System verwaltet Verfügbarkeiten und verhindert Doppelbuchungen.
Check-in und Check-out organisieren
Beim Check-in werden Gäste erfasst, Zimmer zugeteilt und Aufenthalte gestartet. Beim Check-out erstellt das PMS Rechnungen und schließt den Aufenthalt ab.
Viele Systeme unterstützen mittlerweile auch digitale oder kontaktlose Prozesse.
Zimmerstatus verwalten
Housekeeping und Rezeption arbeiten mit denselben Informationen. Das PMS zeigt beispielsweise:
So weiß jeder Mitarbeiter jederzeit, welche Zimmer verfügbar sind.
Gästedaten speichern
Ein PMS speichert alle wichtigen Informationen zum Aufenthalt. Zum Beispiel:
Natürlich immer unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzvorgaben.
Rechnungen erstellen
Rechnungen werden direkt aus dem PMS erzeugt. Viele Systeme können zusätzlich
Berichte und Kennzahlen liefern
Ein gutes PMS liefert wichtige Kennzahlen für den Hotelbetrieb. Zum Beispiel:
Für strategische Revenue-Management-Entscheidungen reichen diese Daten allein allerdings meist nicht aus.
Ein PMS arbeitet heute selten allein.
Moderne Hotels bestehen aus mehreren spezialisierten Systemen. Das PMS bildet dabei den zentralen Knotenpunkt. Typische Verbindungen sind:
| System | Aufgabe |
|---|---|
| Channel Manager | verteilt Preise und Verfügbarkeiten an OTAs |
| Booking Engine | verarbeitet Direktbuchungen auf der Website |
| RMS | berechnet optimale Preise |
| CRS | verwaltet zentrale Reservierungen |
| POS-System | Restaurant- und Barumsätze |
| Schließsystem | digitale Zimmerkarten |
| Buchhaltung | Finanzdaten und Rechnungen |
Erst das Zusammenspiel dieser Systeme ermöglicht effiziente Prozesse. Deshalb werden Schnittstellen immer wichtiger. Wenn Daten automatisch übertragen werden, entfällt doppelte Arbeit. Und Fehler werden deutlich seltener.
Noch vor einigen Jahren wurden viele PMS-Systeme auf eigenen Servern im Hotel installiert. Heute setzen immer mehr Hotels auf Cloud-Lösungen.
Cloud-PMS
Vorteile:
Nachteile:
Lokale Installation
Vorteile:
Nachteile:
Für viele Hotels sind Cloud-PMS inzwischen der Standard. Nicht, weil sie moderner wirken. Sondern weil sie den täglichen Betrieb oft einfacher machen.
Viele Hotels vergleichen zuerst Funktionen. Das ist verständlich.
Noch wichtiger ist jedoch die Frage:
Passt das System zu den eigenen Prozessen?
Ein kleines Privathotel benötigt andere Funktionen als eine Hotelgruppe mit mehreren Standorten.
Folgende Punkte sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden:
Einfache Bedienung
Software wird täglich genutzt. Wenn Mitarbeiter lange suchen müssen oder ständig Schulungen benötigen, kostet das Zeit.
Gute Schnittstellen
Ein PMS sollte problemlos mit anderen Systemen kommunizieren können. Dazu gehören beispielsweise:
Zukunftssicherheit
Die Anforderungen verändern sich. Neue Vertriebskanäle entstehen. Weitere Systeme kommen hinzu. Ein modernes PMS sollte diese Entwicklungen unterstützen.
Support
Auch das beste System wirft irgendwann Fragen auf. Dann entscheidet guter Support oft darüber, ob ein Problem in fünf Minuten oder erst am nächsten Tag gelöst wird.
Kosten richtig vergleichen
Nicht nur der Anschaffungspreis zählt. Wichtig sind auch:
Das günstigste System ist langfristig nicht immer die wirtschaftlichste Lösung.
Das PMS ist das digitale Herz eines Hotels.
Ein Property Management System organisiert den operativen Hotelbetrieb. Es verwaltet Reservierungen, Zimmer, Gäste und viele tägliche Abläufe.
Moderne PMS-Systeme bilden außerdem die Grundlage für die Zusammenarbeit mit Revenue Management, Distribution und vielen weiteren Hotelanwendungen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
Welches PMS hat die meisten Funktionen?
Sondern:
Welches PMS unterstützt die Prozesse Ihres Hotels am besten?
Denn gute Software macht Arbeit nicht komplizierter. Sie macht sie einfacher.