Was ein Revenue Management System (RMS) macht, wie es Preise berechnet und wann sich der Einsatz für Hotels lohnt.
Hotelsoftware · Glossar · 8 min Lesezeit Ein Dienstag im November. Noch 47 Zimmer frei. Die Buchungslage sieht eher gemütlich aus. Der Preis steht bei 129 Euro.
Dann kommt Bewegung in den Markt.
Ein größeres Unternehmen fragt Zimmer an. Ein Event in der Stadt wird angekündigt. Die Wettbewerber erhöhen ihre Preise. Gleichzeitig ziehen die Buchungen für genau dieses Datum plötzlich an.
Was tun?
Preis auf 149 Euro? 169? Erst einmal abwarten? Oder ist genau das der Moment, in dem man nicht abwarten sollte?
Revenue Manager treffen solche Entscheidungen ständig. Und je mehr Zimmer, Märkte, Raten, Vertriebskanäle und Buchungsdaten zusammenkommen, desto schwieriger wird es, alle Signale gleichzeitig zu berücksichtigen.
Excel kann viel. Bauchgefühl übrigens auch. Beide haben allerdings ein Problem: Sie können nicht rund um die Uhr hunderte Datenpunkte beobachten und bei jeder Veränderung neu rechnen.
Genau hier kommt ein Revenue Management System – kurz RMS – ins Spiel. Ein RMS analysiert Buchungsdaten, Nachfrage, historische Entwicklungen und weitere Einflussfaktoren. Daraus erstellt es Prognosen und Preisempfehlungen. Moderne Systeme können Preise teilweise sogar automatisch anpassen und an andere Hotelsysteme weitergeben.
Das klingt zunächst nach einem sehr schlauen Taschenrechner. Ist es im Kern auch. Nur mit deutlich mehr Daten, weniger Kaffeepausen und einer ausgeprägten Freude an Forecasts. Ein RMS nimmt dem Hotel aber nicht das Revenue Management ab. Es unterstützt dabei, schneller und systematischer zu entscheiden. Und genau dieser Unterschied ist wichtig.
Ein Revenue Management System (RMS) ist eine Software, die Hotels bei der Prognose der Nachfrage und der Steuerung ihrer Preise und Verfügbarkeiten unterstützt.
Dafür analysiert das System große Mengen an Daten und versucht im Wesentlichen drei Fragen zu beantworten:
Wie hoch wird die Nachfrage sein?
Welcher Preis ist unter diesen Bedingungen sinnvoll?
Wie lassen sich die verfügbaren Zimmer möglichst ertragreich verkaufen?
Revenue Management verfolgt dabei nicht einfach das Ziel, möglichst hohe Zimmerpreise durchzusetzen. Ein Zimmer für 300 Euro anzubieten ist schließlich noch keine besondere Leistung. Jemanden zu finden, der es für 300 Euro bucht, wäre der interessantere Teil. Ein RMS versucht deshalb, Preis und erwartete Nachfrage zusammenzubringen.
Was bedeutet RMS im Hotel?
RMS steht für Revenue Management System. Während Revenue Management die Methode beziehungsweise den strategischen Prozess beschreibt, ist das RMS das technische Werkzeug, das diesen Prozess unterstützt. Es sammelt Daten, erkennt Entwicklungen, erstellt Forecasts und berechnet daraus Preis- oder Steuerungsempfehlungen.
Die Grundidee ist relativ einfach: Das RMS schaut sich an, was bisher passiert ist, was gerade passiert und was voraussichtlich passieren wird. Daraus berechnet es Empfehlungen für die zukünftige Steuerung.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Für ein bestimmtes Wochenende sind bereits ungewöhnlich viele Zimmer gebucht. Die Buchungen kommen früher als normalerweise. Gleichzeitig steigt die Nachfrage im Markt.
Das RMS erkennt: Die aktuelle Buchungsgeschwindigkeit liegt über dem üblichen Niveau.
Die Schlussfolgerung könnte lauten: Die Nachfrage wird höher als ursprünglich erwartet. Der Preis kann steigen.
Bei einem anderen Datum passiert das Gegenteil. Die Buchungen bleiben hinter den Erwartungen zurück, die Nachfrage entwickelt sich schwach und es sind noch viele Zimmer verfügbar. Dann kann eine niedrigere Preisposition sinnvoll sein.
Das Entscheidende dabei: Das RMS betrachtet nicht nur die aktuelle Belegung. Denn 80 Prozent Belegung sind nicht automatisch gut oder schlecht. 80 Prozent drei Monate vor Anreise können hervorragend sein. 80 Prozent am heutigen Abend können bedeuten, dass die letzten Zimmer wahrscheinlich leer bleiben. Der Kontext entscheidet. Und genau diesen Kontext versucht ein RMS systematisch zu berechnen.
Die Qualität eines RMS hängt wesentlich davon ab, welche Daten zur Verfügung stehen und wie gut diese Daten sind.
Typische Datenquellen sind:
Viele dieser Informationen stammen aus dem Property Management System (PMS). Das RMS übernimmt diese Daten über eine Schnittstelle, analysiert sie und sendet seine Ergebnisse anschließend an andere Systeme zurück.
Historische Daten
Historische Daten helfen dem RMS dabei, wiederkehrende Muster zu erkennen.
Wie entwickelte sich die Nachfrage im vergangenen Jahr?
Wann wurden Zimmer gebucht?
Welche Wochentage waren besonders stark?
Wann traten Stornierungen auf?
Die Vergangenheit liefert damit eine wichtige Orientierung. Aber eben nur eine Orientierung. Das Oktoberfest findet vielleicht wieder statt. Der neue Großkunde vielleicht nicht. Ein gutes RMS schreibt deshalb nicht einfach das vergangene Jahr fort.
Aktuelle Buchungsentwicklung
Besonders wichtig ist die aktuelle Entwicklung der Buchungen. Im Revenue Management spricht man häufig vom Pickup beziehungsweise von der Buchungsgeschwindigkeit. Das System erkennt beispielsweise, wenn für ein Datum deutlich schneller gebucht wird als erwartet. Solche Veränderungen können ein frühes Signal dafür sein, Preise oder Restriktionen anzupassen.
Nachfrage- und Marktdaten
Je nach RMS können zusätzliche Daten berücksichtigt werden. Zum Beispiel:
Wie stark solche externen Daten tatsächlich in die Berechnung einfließen, unterscheidet sich allerdings von System zu System. Mehr Daten bedeuten nicht automatisch bessere Entscheidungen. Relevant müssen sie sein. Sonst weiß das RMS zwar sehr viel – nur leider nicht unbedingt das Richtige.
Die Funktionen unterscheiden sich je nach Anbieter. Einige Aufgaben gehören jedoch zum Kern moderner Revenue Management Systeme.
Nachfrage prognostizieren
Ein RMS erstellt einen Forecast für zukünftige Zeiträume.
Dabei prognostiziert es beispielsweise:
Diese Prognose bildet die Grundlage für viele weitere Entscheidungen.
Preise empfehlen
Aus Forecast, Buchungslage und weiteren Daten berechnet das RMS Preisempfehlungen. Statt jeden Tag jedes einzelne Datum manuell zu prüfen, werden auffällige Veränderungen automatisch erkannt. Der Revenue Manager kann Empfehlungen anschließend prüfen und freigeben. Je nach System und Konfiguration können Preisänderungen auch automatisch umgesetzt werden.
Verfügbarkeiten steuern
Revenue Management besteht nicht nur aus Preisen. Ein RMS kann auch dabei unterstützen, zu entscheiden, welche Zimmer beziehungsweise Raten zu welchen Bedingungen verfügbar sein sollen. Dazu können beispielsweise Mindestaufenthalte oder andere Verkaufsrestriktionen gehören.
Ein klassisches Beispiel: Für ein stark nachgefragtes Wochenende erwartet das Hotel eine hohe Nachfrage für zwei oder drei Nächte.
Dann kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, einzelne Übernachtungen gezielter zu steuern, damit nicht ausgerechnet die Samstagnacht das gesamte Wochenende blockiert.
Entwicklungen früh erkennen
Einer der größten Vorteile eines RMS liegt weniger in einer einzelnen Preisempfehlung als in der Geschwindigkeit. Menschen können Reports prüfen. Ein System kann Daten permanent prüfen.
Verändert sich die Buchungslage plötzlich, wird das dadurch früher sichtbar. Das ist besonders bei Hotels mit vielen Zimmern, unterschiedlichen Segmenten oder stark schwankender Nachfrage relevant.
PMS und RMS werden häufig miteinander verwechselt. Dabei übernehmen sie unterschiedliche Aufgaben.
| System | Hauptaufgabe |
|---|---|
| PMS | organisiert den operativen Hotelbetrieb |
| RMS | analysiert Nachfrage und unterstützt Preis- und Revenue-Entscheidungen |
Das PMS verwaltet beispielsweise Reservierungen, Gäste, Zimmerstatus, Rechnungen und Aufenthalte.
Das RMS verwendet einen Teil dieser Daten, um zukünftige Nachfrage zu prognostizieren und daraus Steuerungsempfehlungen abzuleiten.
Vereinfacht gesagt:
Das PMS weiß, was gebucht wurde.
Das RMS versucht daraus abzuleiten, was als Nächstes passieren wird.
Beide Systeme sollten deshalb miteinander kommunizieren. Ohne funktionierende Schnittstelle müssten Daten manuell übertragen werden. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
In einer modernen Hotel-Systemlandschaft arbeitet das RMS häufig außerdem mit weiteren Anwendungen zusammen, etwa mit:
Je besser dieser Datenaustausch funktioniert, desto weniger manuelle Arbeit entsteht.
Ja.
Aber „automatisieren“ bedeutet nicht automatisch „alleine entscheiden lassen“. RMS-Systeme unterscheiden sich deutlich darin, wie weit die Automatisierung reicht.
Preisempfehlungen
In einer einfachen Variante berechnet das RMS Preise und schlägt sie dem Revenue Manager vor. Der Mensch entscheidet anschließend, ob die Empfehlung übernommen wird.
Teilautomatisierung
Bestimmte Entscheidungen können automatisch umgesetzt werden, während außergewöhnliche Situationen weiterhin manuell geprüft werden. Das kann beispielsweise über definierte Regeln oder Grenzen erfolgen.
Vollautomatische Steuerung
Einige Systeme können Preise und teilweise weitere Steuerungsparameter automatisch anpassen und über angebundene Systeme ausspielen. Das spart erheblich Zeit.
Es verändert aber auch die Aufgabe des Revenue Managers. Statt jeden einzelnen Preis selbst festzulegen, geht es stärker darum:
Denn auch ein Algorithmus kann sich irren. Er tut es nur sehr konsequent. Deshalb sollte ein RMS nicht als Ersatz für Revenue Management verstanden werden. Es ist ein Werkzeug dafür.
Nicht jedes Hotel benötigt automatisch ein RMS. Ein kleines Haus mit wenigen Zimmern, stabiler Nachfrage und sehr einfacher Preisstruktur kann möglicherweise auch mit manueller Steuerung gut arbeiten.
Interessanter wird ein RMS, wenn die Komplexität steigt. Zum Beispiel bei:
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Ab wie vielen Zimmern braucht ein Hotel ein RMS? Sondern: Wie komplex ist die Preis- und Nachfragesteuerung des Hotels?
Ein 40-Zimmer-Stadthotel mit stark wechselnder Nachfrage, Messen und Veranstaltungen kann mehr Steuerungsbedarf haben als ein deutlich größeres Haus mit sehr konstantem Geschäft.
Wann lohnt sich ein RMS wirtschaftlich?
Ein RMS verursacht Kosten. Neben der Lizenz können je nach Anbieter Kosten für Einrichtung, Schnittstellen, Schulungen oder zusätzliche Module entstehen.
Dem gegenüber stehen mögliche Vorteile:
Ob sich ein System rechnet, sollte deshalb nicht allein anhand der monatlichen Lizenz beurteilt werden. Entscheidend ist, welchen zusätzlichen Nutzen das RMS im konkreten Hotel erzeugt.
RMS-Anbieter unterscheiden sich deutlich. Nicht nur beim Preis. Auch bei Datenmodellen, Automatisierung, Bedienung, Integrationen und der Art, wie Empfehlungen entstehen.
Passt das RMS zum Hotel?
Ein Ferienhotel mit langen Aufenthalten hat andere Anforderungen als ein Businesshotel mit starken Wochentagsmustern. Eine Hotelgruppe benötigt andere Funktionen als ein einzelnes Privathotel.
Deshalb sollte die Auswahl mit den eigenen Anforderungen beginnen – nicht mit der Feature-Liste des Anbieters.
Funktionieren die Schnittstellen?
Ein RMS ist auf Daten angewiesen. Deshalb sollte früh geprüft werden, ob die bestehenden Systeme sauber angebunden werden können.
Besonders wichtig sind Verbindungen zu PMS, CRS und den Systemen, über die Preise und Verfügbarkeiten ausgespielt werden. Eine theoretisch hervorragende Software hilft wenig, wenn täglich CSV-Dateien verschoben werden müssen. Das wäre dann eher Revenue Management mit angeschlossenem Datei-Tetris.
Sind die Empfehlungen nachvollziehbar?
Ein Revenue Manager muss nicht jede mathematische Berechnung im Detail kennen. Er sollte aber verstehen können, warum das System eine bestimmte Entwicklung erkennt oder eine Entscheidung empfiehlt. Eine hübsche Zahl allein ist noch keine Entscheidungsgrundlage.
Wie viel Automatisierung ist sinnvoll?
Mehr Automatisierung ist nicht grundsätzlich besser. Entscheidend ist, wie das Revenue Management im Hotel organisiert ist.
Ein Haus möchte vielleicht zunächst nur Empfehlungen erhalten. Ein anderes möchte große Teile der täglichen Preissteuerung automatisieren. Das System sollte zum gewünschten Arbeitsmodell passen.
Wie gut lässt sich das RMS im Alltag bedienen?
Ein RMS wird nicht für eine Präsentation gekauft. Es wird jeden Tag benutzt. Dashboards, Alerts, Forecasts und Entscheidungen müssen deshalb verständlich aufgebaut sein. Wenn ein System theoretisch alles kann, aber niemand gerne damit arbeitet, ist wenig gewonnen.
Ein Revenue Management System unterstützt Hotels dabei, Nachfrage besser einzuschätzen und Preise systematischer zu steuern. Es sammelt Daten, erkennt Buchungsmuster, erstellt Forecasts und berechnet daraus Empfehlungen für Preise, Verfügbarkeiten oder Restriktionen.
Seine eigentliche Stärke liegt dabei nicht darin, dass ein Computer Preise festlegt. Sondern darin, dass große Datenmengen kontinuierlich ausgewertet werden können. Das schafft Zeit für die Entscheidungen, bei denen Erfahrung, Marktkenntnis und Strategie gefragt sind.
Ein RMS ersetzt deshalb kein gutes Revenue Management. Es kann gutes Revenue Management aber deutlich schneller, konsequenter und skalierbarer machen. Und am Ende geht es genau darum: Nicht jeden Preis selbst auszurechnen. Sondern die richtigen Entscheidungen zu treffen.