Hotel Revenue Management: Budgetplanung und Forecast

Hotel Revenue Management: Warum Budgetplanung und Forecast für die Erholung unerlässlich sind

Zugegeben, es gibt angenehmere Zeiträume im Jahresrhythmus eines Revenue Managers. Juni bedeutet für Hoteliers und im Hotel Revenue Management Budgetplanung und Forecast. Die Zeit des Jahres, in der Revenue Manager und kaufmännische Teams viele Stunden damit verbringen, Strategien zu entwickeln, Umsätze zu prognostizieren und ihr Jahresbudget für das kommende Jahr zu entwickeln. Besonders jetzt kann eine solide Budgetplanung und der dazugehörende Forecast die Planungssicherheit optimieren.

Das Impfen gegen Covid-19 geht weltweit voran. Erholung und Aufschwung für die Hotellerie sind am Horizont zu erkennen. Budgetplanung und Forecast können, im Vergleich zu 2020, in diesem Jahr mit mehr Optimismus angegangen werden. Dennoch leidet die Hotellerie weiterhin unter den Auswirkungen der Pandemie. Gewinne sind rückgängig und es ist unwahrscheinlich, dass die Leistung des Gastgewerbes das Niveau von 2019 erreichen wird. Zudem verschärfen rückläufige Geschäftsreisen und die zunehmende Beliebtheit alternativer Unterkünfte den Wettbewerb enorm.

Im Hotel Revenue Management sollten Sie in diesem Jahr für die Budgetplanung und den Forecast Ihre Prozesse und Tools unbedingt neu bewerten. Stellen Sie sicher, dass Sie in intelligente Technologien investieren, die qualitative Branchendaten nutzen. Ebenso kann das Auslagern (Outsourcing) des Ertragsmanagements an externe Revenue Experten viele Vorteile bringen. Mehr zu diesem Thema lesen Sie in unserem aktuellen Blog Beitrag „Outsourced Revenue Management – Warum Hotels outsourcen sollten„.

2022 ist es von entscheidender Bedeutung, jeden einzelnen Euro im Budget zu berücksichtigen und Umsatzpotenzial optimal auszuschöpfen. In Zeiten der neuen Corona „Normalität“ können sich Hoteliers mangelnde Ressourcen und Flexibilität nicht leisten. Dazu gehören fehlende Fachexpertise, sowie Prozesse und technische Lösungen, die minderwertige Daten und Einblicke liefern.

 

7 Gründe, warum sich Budgetplanung und Forecast gerade jetzt lohnen

Sicherlich ist es unter den momentanen Voraussetzungen herausfordernd, eine möglichst genaue Geschäftsvorausschau zu erstellen. Wir ermuntern dazu, sich dennoch die Mühe zu machen. Hierzu gibt es gute Gründe:

1. Ein sorgfältiger Budgetprozess erhöht die Planungssicherheit und dient als „Roter Faden“.
2. Unterjährige Abweichungen lassen sich vorausschauender identifizieren.
3. Die Planung von Verkaufs- und Marketingaktionen vereinfacht sich.
4. Kosten lassen sich bereits im Vorfeld gut planen.
5. Die Kommunikation interner Ziele wird abteilungsübergreifend transparenter gestaltet.
6. Das Betriebsergebnis lässt sich prognostizieren.
7. Maßnahmen zur Steigerung der Liquidität lassen sich kurzfristiger initiieren.

Die Erstellung eines Budgets ist mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden. In den meisten Fällen kann die Budgetierung jedoch individuell gestaltet werden: Ein privat geführtes Individualhotel benötigt andere Budget – Rahmenbedingungen als ein gruppengeführtes Markenhotel mit stark ausgeprägten Abteilungsstrukturen.

 

Basiswerkzeuge für eine einfache Budget Erstellung

1. Der Nachfragekalender für das kommende Budgetjahr (der Demand Calendar) und historische Aufzeichnungen: Eine Jahresübersicht der Saisonalitäten, der buchungsstarken und buchungsschwachen Perioden, eventuelle Messen mit Auf- und Abbautagen, Ferienzeiten – auch die der Quellmärkte, Feiertage, die sich auf das eigene Geschäft auswirken können mit der Berücksichtigung von eventuellen Brückentagen.
2. Die Planung und, wenn vorhanden, historische Aufzeichnungen von Gästearten (die Segmentierung): Warum sind oder waren Gäste im Haus? Was war der Grund des Aufenthaltes? Habe ich viele Geschäftsreisende als Gast oder habe ich mehr Freizeitreisende im Haus? Wie hoch ist oder war mein Anteil an Gruppengästen? Waren es mehr Reisegruppen oder Messegäste?
3. Die Planung und, wenn vorhanden, die historischen Aufzeichnungen der Umsätze: Wie viel Umsatz hat das Hotel im Bereich Übernachtungen generiert? Wie viel ist für das kommende Budgetjahr geplant? Wie hoch waren die Umsätze in Bereich Speisen und Getränke? Was erwarte ich im neu zu planenden Jahr? Welche anderen Umsätze hatte ich in den Vorjahren und welche sind geplant?
4. Die Planung und, wenn vorhanden, die historischen Aufzeichnungen von Kosten: Welche abteilungsabgegrenzten Kosten habe ich bei mir im Haus? Sind diese Kosten fix oder variabel (nach Belegung)? Sind die Kosten idealerweise ebenfalls segmentiert? Mit welchen Kosten muss das Haus im kommenden Budgetjahr kalkulieren?
5. Die Planung von Verkaufs- und Marketingaktionen für das kommende Budgetjahr: Welche Verkaufsaktion muss wann geplant werden, um das budgetierte Gästesegment rechtzeitig zu bewerben? Habe ich regelmäßige Marketingaktionen geplant? Wann sollten diese erstellt und veröffentlicht werden? Wie hoch sind die Kosten dafür?

Die Berücksichtigung historischer Daten hilft bei einer gegebenen Vergleichbarkeit, die Prognosewerte zu festigen. Ebenso hilft der Blick in die Vergangenheit, Varianzen zu erkennen und eventuell gegensteuern zu können.  

Je nach Komplexität des lokalen Marktes können weitere Analysen hinzugezogen werden, wie zum Beispiel die Analyse der Mitbewerber mit deren Preisgestaltung, Ausstattungen und Lage in Bezug auf das eigene Hotel oder aber die Analyse bestimmter Geschäftspartner mit deren Übernachtungsvolumen.

 

Budgetierung in der neuen Corona „Normalität“

 

Bei der Hotelbudgetierung und dem Forecast verlassen sich Hoteliers gewöhnlich auf historische Daten und Jahr-zu-Jahr-Trends. Die Daten des Jahres 2020/21 stellen hier allerdings eine grosse Herausforderung dar. Aufgrund der Corona Pandemie und deren Auswirkungen sind diese sehr schwer zu bewerten.

Ein Problem, das durch die Verwendung präventiver, vorausschauender Daten und dem Gewinn fachlicher Kompetenz von aussen gelöst werden kann. Sie können ein klares Bild und Prognosen über die „neue“ Marktsituation liefern. Sie geben Aufschluss darüber, von wo und wann die Nachfrage zurückkehren wird.

Insbesondere jetzt empfiehlt es sich, die Planung unter dem Aspekt „bestmöglicher Geschäftsverlauf“ und „schlechter Geschäftsverlauf“ zu berücksichtigen. So hat das planende Haus zweierlei Geschäftsszenarien. Sollte sich die Geschäftsentwicklung nicht wie geplant entwickeln, liefern diese einen angepassten Aktionsplan und geben Marketingideen an die Hand. Im Kostenbereich kann effizient gehandelt und wertvolle Planungszeit eingespart werden.

Die heutige Marktsituation verändert sich ständig. Hoteliers müssen agil sein, Entscheidungen präzise und schnell treffen. In der aktuellen Wirtschaftslage können Fehler kostspielig werden. Mit einer entsprechenden Budgetplanung und Forecast sieht der Hotelier nach Anpassung der Umsatz- und Kostenparameter das aktualisierte Betriebsergebnis ohne Zeitverlust und kann reagieren.

revenue.rocks unterstützt Hoteliers und Eigentümer im Planungsprozess und bei der Budgeterstellung – sprechen Sie uns an!